在材料準備過程中，秘密文件包含公司營業(yè)執(zhí)照、稅務變更或三合一營業(yè)執(zhí)照復印件、對外貿(mào)易經(jīng)營者備案表以及出口退稅備案申請表。法定代表人或者授權(quán)經(jīng)辦人的身份證件應提供正反面掃描件。全部信息要保持清楚、詳盡，并加蓋公司印章。代理公司代理的，還應該提交企業(yè)及代理公司公布委托書和代理人身份證件。保證基本資質(zhì)和確定一次性精確提交，可大大降低審核周期。
備案可通過電子稅務局或紙質(zhì)窗口開展。在線處理時，企業(yè)登錄電子稅務局，進到出口退稅管理功能，依據(jù)業(yè)務指導提交檔案資料記錄卡及配套配件，點擊相應承諾，提交系統(tǒng)檢查。針對中小企業(yè)來說，網(wǎng)絡(luò)渠道防止了當場往返時間和交通成本。辦理紙版窗口時，應先所有資料交稅務局，窗口人員將現(xiàn)場核查，并提交審理收條。無論哪種方式，稅務局都會按照系統(tǒng)驗證和人力檢驗的兩個步驟來檢驗公司的資質(zhì)和材料的一致性。
備案成功后，稅務局將在系統(tǒng)中產(chǎn)生備案號，并在企業(yè)出口退稅申請模塊中同步更新。隨后，企業(yè)可以在每月增值稅納稅申報期內(nèi)進到出口退稅申請，提交合同、報關(guān)單號、有關(guān)稅票等關(guān)鍵信息。系統(tǒng)自動檢查合同金額、HS號與退稅率的匹配性，并生成退稅明細。針對數(shù)據(jù)驗證里的不符，系統(tǒng)會提示需要提交或改變的字段，企業(yè)需要根據(jù)需求及時矯正，再次提交。
提交申報后，稅務局自動手動審核。自動審計關(guān)鍵是查驗公司的基本信息和備案狀況，而人力審查則詳細審查合同的真實性、發(fā)票仰頭和金額與海關(guān)申報的一致性。審批通過后，稅務局將在系統(tǒng)中推送電子收據(jù)，創(chuàng)建退稅金額和預計抵達日期。若有補充規(guī)定，稅務局一般在三個工作日內(nèi)下達通知，企業(yè)應在規(guī)定時間內(nèi)提交忽視文檔，以免延誤退稅步驟。
被批準通告并不等于流程進行。公司應高度關(guān)注退稅專用賬戶中退稅的實際抵達狀況。大多數(shù)地區(qū)適用電子稅務局快速搜索退稅進展。假如帳戶延遲，能夠持系統(tǒng)收條或紙版通知單到稅務局或指定銀行窗口查看。將退稅通知單和銀行收條、申請表核查，保證每筆賬款精確收益，及時矯正財務報表。
出口退稅不是“一次性”操作。企業(yè)獲得備案號后，應妥當存檔全部電子紙質(zhì)材料，建立內(nèi)部賬單、紀錄號、備案日期、退稅帳戶、審計收條等信息，確保在稅務檢查或后面政策調(diào)整時進行檢查。假如企業(yè)名字、法定代表人或退稅帳戶等關(guān)鍵要素產(chǎn)生變化，應按時根據(jù)變更申請模塊提交新材料，重新激活備案，保證出口退稅申請始終有效。
從備案資質(zhì)準備、材料提交到系統(tǒng)申請、審核收條和帳戶收益，每一步都應精確、快速。電子稅務局等在線工具融合了規(guī)范化的內(nèi)部流程和完善的分類賬管理。企業(yè)可以大大簡化運營階段，減少解決時限，保證出口退稅政策收入真正執(zhí)行，推動跨境業(yè)務的可持續(xù)健康發(fā)展。
