電子郵件是我們?nèi)粘Ｉ詈凸ぷ髦胁豢苫蛉钡耐ㄐ殴ぞ咧?。隨著電子郵件數(shù)量的增加，高效管理電子郵件是一個(gè)磨練。Outlook Mail(前身為Hotmail)是一種常用的電子郵件服務(wù)，提供了許多性能工具，能夠幫助提高電子郵件的管理效益。

  一、機(jī)構(gòu)及管理電子郵件郵箱

  Outlook Mail容許創(chuàng)建文件夾來(lái)組織電子郵件。根據(jù)項(xiàng)目、項(xiàng)目、客戶或主題創(chuàng)建文件夾，以便對(duì)電子郵件進(jìn)行篩選存放。

  Outlook Mail適用標(biāo)識(shí)或標(biāo)記電子郵件地址。電子郵件地址可以用不同的顏色或名字標(biāo)識(shí)，便于更容易識(shí)別處理重要郵件。

  Outlook Mail容許建立標(biāo)準(zhǔn)，自動(dòng)將特定類型的電子郵件移到特殊文件夾。這樣可以減少手動(dòng)歸類工作量。

  運(yùn)用Outlook Mail的快速篩選功能可以快速查找未讀、已讀、未回復(fù)或包含配件以內(nèi)的郵件。

  Outlook Mail得出文件夾清理軟件，協(xié)助鑒別和刪除長(zhǎng)時(shí)間未讀的郵件，以減少文件夾的混亂。

  Outlook Mail的收藏功能十分強(qiáng)大。您可以使用關(guān)鍵詞、發(fā)件人、收件人或日期等因素來(lái)搜索電子郵件地址，以快速查找所需的信息。

  二、提高效率方法

  掌握一些Outlook Mail的快捷鍵，如Ctrll   新建郵件，新建郵件，Ctrl   R回復(fù)郵件，R回復(fù)郵件，Ctrl   Enter發(fā)郵件等，能提高操作效率。

  如果不在辦公室或度假，能夠設(shè)置自動(dòng)回復(fù)，通告發(fā)件人不在。這有利于減少回復(fù)郵件工作量。

  如果你長(zhǎng)期推送相似的電子郵件，您可以創(chuàng)建電子郵件模版。這有助于迅速寫(xiě)電子郵件，而無(wú)需重復(fù)工作。

  Outlook Mail配置了任務(wù)和日歷作用。它可以將重要電子郵件轉(zhuǎn)換成任務(wù)或添加到日歷中，便于更好地管理時(shí)間與工作。

  如果想在特定時(shí)間推送郵件，可以用Outlook Mail的定時(shí)發(fā)送功能。這對(duì)管理時(shí)差和重要事件非常有利。

  開(kāi)啟電子郵件追蹤作用，查驗(yàn)電子郵件是否已被收件人開(kāi)啟或閱讀。這對(duì)追蹤重要電子郵件非常有幫助。

  三、維護(hù)和安全

  為了確保安全，提議開(kāi)啟Outloook Mail的雙重驗(yàn)證作用。除密碼外，還需要提供另一個(gè)驗(yàn)證原素才能登陸。

  不要點(diǎn)擊不明發(fā)件人或看似可疑的電子郵件里的鏈接或下載附件。小心處理異常電子郵件，避免安全風(fēng)險(xiǎn)。

  確保操作系統(tǒng)、瀏覽器和Outloook Mail客戶端全是最新版，以防止應(yīng)用潛在漏洞。

  如果需要推送敏感信息，可以用Outlook Mail的加密作用確保僅有合法收件人才能破解信息。

  四、移動(dòng)設(shè)備的運(yùn)用

  Outlook Mail增添了可以用在智能手機(jī)和平板電腦的移動(dòng)應(yīng)用程序。根據(jù)移動(dòng)應(yīng)用程序，您可以隨時(shí)隨地訪問(wèn)及管理電子郵件。

  確保移動(dòng)設(shè)備上的Outloook Mail系統(tǒng)軟件設(shè)定與計(jì)算機(jī)版本同樣，便于無(wú)縫訪問(wèn)及管理郵件。

  Outlook 瑪麗是一項(xiàng)功能豐富的電子郵件服務(wù)，提供了許多工具，能夠幫助提高電子郵件的管理效益。根據(jù)組織及管理電子郵件、運(yùn)用快捷鍵、設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)、維護(hù)穩(wěn)定性和標(biāo)準(zhǔn)移動(dòng)終端的應(yīng)用，能夠很好地把握電子郵件，提高效率。這種方式和方法能夠更容易地管理電子郵件，無(wú)論是個(gè)人或是職業(yè)發(fā)展。