最早聯(lián)系人是目標市場調研和客戶建設。在了解了目標市場的消費趨勢和流行方法后，通過網站、展覽和社交媒體搜集潛在買家信息，并對高端客戶進行分層追蹤。在這個時候，我們應該注意建立企業(yè)和產品的專業(yè)形象，并確定到客戶需求與文化沖突，以確保之后的交流更精準。
隨后是基本的查詢和需求確認?？蛻籼岢錾唐芬?guī)格、數量、包裝目標價格等因素，業(yè)務員應在最短時間內回復，以電子郵件或在線聊天的方式逐一追蹤，并資格審查技術參數和合規(guī)標準。按時的回應不但體現(xiàn)了專業(yè)性，并且大大提升了客戶的認可，為下一個價格鋪平了道路。
價錢階段要正確按時。依據客戶要求，融合成本核算、匯率影響和國際運費，精確測算含稅或未稅價錢。確立區(qū)別FOB、在CIF、DDP等貿易術語中分攤成本，并在價格中獨立標明產品報價、最小起訂量、交貨期和付款方式，避免因信息不全面而產生誤會。
當客戶對價格有興趣時，她們將進入檢測產品的明確環(huán)節(jié)。生產或抽樣企業(yè)理應按照合同要求生產或提供實驗商品，并在實驗產品上標出型號和批號。與客戶溝通試品檢驗反饋，并調整包裝和標簽。明確實驗商品恰當后，簽定實驗商品反饋表，為后續(xù)批量生產提供借鑒。
簽署外貿合同是全過程的關鍵法律保障。合同應包括貨物名字、數量、質量標準、包裝要求、交貨期、付款方式和違約條款。針對合同中的不具體規(guī)定，盡量多次與客戶明確，把所有口頭承諾轉化成書面通知，確保合同在履行環(huán)節(jié)中獲得維護。
合同簽訂后，生產規(guī)劃按時運作。工廠應依據合同要求制訂生產規(guī)劃，并對原材料供應商進行檢查，確保材料及時與生產進度配對。這時，應追蹤設備的重要節(jié)點，包含施工、半成品和質量檢驗，便于及時發(fā)現(xiàn)和處理事情，避免因生產落伍而耽誤供貨日期。
批量生產，質量檢驗變得尤為重要。企業(yè)應組織內部或第三方檢驗機構，對產品外觀、特性、規(guī)格、功能等指標進行綜合檢測，并形成檢測報告。若有不合格的項目，應迅速反饋生產部門并執(zhí)行整頓，確保最后發(fā)貨的每次貨物合乎合同要求。
檢驗合格后，進到文件制作階段。包含商業(yè)發(fā)票、貨運單、原產地證書、檢驗證書、提單等。編寫文件時，查驗全部信息與合同、報關單一致，尤其是產品敘述、規(guī)格、總數、價格等具體內容。精確的文檔能夠確保海關和銀行結算的順利進行。
然后是物流和報關環(huán)節(jié)。依據貿易術語和客戶規(guī)定，選擇合適的運輸工具，如海運、空運或多式聯(lián)運，并委托合格的貨運代理或直銷團隊辦理報關手續(xù)。報關時，必須提交完備的文件或報關號，實時追蹤海關審核進展，確保貨物可以按時運輸并得到放行通告。
貨物運輸后，應注意提單的發(fā)放和派發(fā)。原提單是客戶取貨和銀行結算的關鍵憑據，需要和客戶確定收件人信息恰當，并按時郵遞或電子互換。保管好它 Excel 對賬表，確保在查帳時迅速核查每一票貨物的提單號和報關數量。
在貨物運輸中，大家應該繼續(xù)追蹤船只期限和終點港口的狀況。如遇耽誤、停留或不可抗力事件，應盡早與客戶和物流供應商溝通調整計劃。物流管理系統(tǒng)向客戶推送新情況，以維持對訂單進度的清楚期望和信心。
貨物抵達目的港時，進到進口清關和最后一公里配送環(huán)節(jié)。終點代理或客戶進口團隊將依據提單和其他資料辦理過關，并繳納關稅和增值稅。自此，貨物將交由本地物流合作方，直至客戶庫房或指定的提貨地址。
最后售后支持也不容忽視。公司需要建立完善客戶服務規(guī)范，搜集客戶使用過程中遇到的問題，并及時提供技術指導或配件適用性。針對質量異議或貨物毀壞，運作賠償制度或庫存流程，在內部流程含有經驗，逐步完善生產與物流環(huán)節(jié)。
從客戶建設、詢價、試商品明確、合同簽署、生產分派、質量檢驗、文件制作、報關運輸、提單供貨、物流追蹤、目的港清關到售后服務，全部外貿出口流程環(huán)環(huán)相扣。僅有嚴格執(zhí)行規(guī)范化運轉的每一步，維持跨部門、跨區(qū)域的有效溝通，才能達到“零錯誤、按時供貨”目標，幫助企業(yè)在劇烈的國際競爭中獲得客戶認同和合作關系。
