在辦理退稅前，企業(yè)應(yīng)先進行退稅資質(zhì)紀錄。第一步是登陸電子稅務(wù)局網(wǎng)站，進到“出口退稅（免稅）稅紀錄”模塊，填好企業(yè)基本資料、銀行帳戶、法人代表信息和進出口承包權(quán)。該過程的核心是保證企業(yè)在系統(tǒng)中具備合規(guī)性，并和海關(guān)、外匯等單位同歩。
備案后，進到具體退稅步驟，第一個環(huán)節(jié)是出口數(shù)據(jù)的收集和驗證。企業(yè)需在出口完成后15日內(nèi)登陸“出口退稅申報系統(tǒng)”，導(dǎo)進海關(guān)出口報關(guān)單數(shù)據(jù)，保證實際報關(guān)與系統(tǒng)備案一致。目前，系統(tǒng)自動檢索已過關(guān)但尚未申報報關(guān)單數(shù)據(jù)。假如報關(guān)單上存在文檔不一致、項目不足等問題，需在申請前及時修復(fù)，以免損壞進展。
然后是開具增值稅發(fā)票的數(shù)據(jù)匹配。企業(yè)需要確保出口售賣的增值發(fā)票信息和報關(guān)單明細嚴苛對應(yīng)，包含產(chǎn)品名字、數(shù)量、額度、貸幣等內(nèi)容完全一致。企業(yè)可以以零稅率納稅的，發(fā)票類型一般為免稅發(fā)票，但系統(tǒng)仍要求提交稅票數(shù)據(jù)，便于后面退稅核查。這一步尤其是管理了公司文件的一致性管理能力。
檢查數(shù)據(jù)無誤后，可形成《出口貨品退稅（免稅）申請統(tǒng)計表》。點擊申請系統(tǒng)中“產(chǎn)生數(shù)據(jù)包”，系統(tǒng)將自動融合全部滿足條件的出口報關(guān)單和相應(yīng)的開票信息。隨后導(dǎo)出數(shù)據(jù)包并上傳至電子稅務(wù)局。提交后，系統(tǒng)會進行初步審核。如無邏輯錯誤，將進入稅務(wù)局后臺人工審核環(huán)節(jié)。
上傳數(shù)據(jù)成功后，企業(yè)必須提交相關(guān)文件或圖像資料。這些數(shù)據(jù)主要包含合同、稅單、貨運單、運輸單據(jù)、出口報關(guān)單、結(jié)匯憑據(jù)等，局部地區(qū)還需要提供離岸賬戶的收款步驟。為提升審批效率，提議企業(yè)將文件掃描成PDF格式，按報關(guān)號取名，逐一上傳至系統(tǒng)指定位置，維持清楚、詳盡、可讀。
稅務(wù)局對數(shù)據(jù)和圖像數(shù)據(jù)進行對比審批后，將于10至15個工作日內(nèi)進行退稅申請流程。審批通過后，公司將在預(yù)埋賬戶上接到會計退稅帳戶。若發(fā)現(xiàn)稅票與報關(guān)單不一致、運輸工具不具體、結(jié)匯額度差異很大等異常，系統(tǒng)會退回申請包，企業(yè)應(yīng)依據(jù)退貨原因修改數(shù)據(jù)重新提交。
在這過程中，還有一個不可忽視操作環(huán)節(jié)，即退稅進度查詢和問題跟蹤。在電子稅務(wù)局系統(tǒng)內(nèi)，企業(yè)能夠?qū)崟r查詢各報關(guān)單的審核狀態(tài)，是否已通過海關(guān)檢查、稅收核查、審核和退貨流程。若發(fā)現(xiàn)加班或停滯，應(yīng)盡早與稅務(wù)機關(guān)聯(lián)絡(luò)，避免政策時限逾期等不可逆轉(zhuǎn)的難題。
對于第一次辦理的企業(yè)，還應(yīng)特別注意退稅時效性和申請次數(shù)的管理。根據(jù)現(xiàn)行規(guī)定，出口退稅需在貨品出口次月起12個月內(nèi)申請，逾期將失去退稅資質(zhì)。常常調(diào)節(jié)稅單和反復(fù)修改申請內(nèi)容也會導(dǎo)致關(guān)鍵監(jiān)管，提議建立統(tǒng)一、規(guī)范化的出口文檔管理模式，確保數(shù)據(jù)從根源上的一致性和可溯源。
盡管出口退稅申請涉及多個系統(tǒng)及環(huán)節(jié)，但只要流程清楚、數(shù)據(jù)詳細、操作流程，即便是第一家企業(yè)也能完成單獨合理申請。稅務(wù)局智能化水平的提高，智能審計與數(shù)據(jù)對接將進一步簡化申報流程。將來，假如企業(yè)可以搭建組織規(guī)范化的出口退稅經(jīng)營模式，高度關(guān)注政策調(diào)整和系統(tǒng)升級，就可更平穩(wěn)地得到優(yōu)惠政策，提升全球競爭力。
