1. 確立展覽/參觀目標(biāo)
設(shè)置你展覽或參觀目標(biāo)是至關(guān)重要的一步。無論是作為參展商或是觀眾，都要確立定義出展效果?？赡苣繕?biāo)包含推廣新品、尋找供應(yīng)商、獲取最新的行業(yè)動態(tài)、拓展業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)等。依據(jù)這些目標(biāo)，優(yōu)先分派時間表。
如果你是一個參展商，目標(biāo)將包括展現(xiàn)新品、見面潛在客戶、開拓新市場等。觀眾能夠找到新的代理商，行業(yè)趨勢或參加討論會。明確方向后，可以根據(jù)展會得出時間表，集中時間與資源參加主要活動，避免不必要的浪費。
2. 提早研究展覽內(nèi)容與參展商目錄
展覽策劃者一般會提前發(fā)布參展商名冊、展區(qū)、活動時間表、展覽主題等信息。通過對這些內(nèi)容的初期研究，能夠幫助你選擇最有關(guān)的參展商和活動，并規(guī)劃參觀路經(jīng)，以避免當(dāng)場匆忙和盲目參觀。
參展商名單：假如目標(biāo)是尋找合作伙伴或經(jīng)銷商，可提前查看什么公司展覽，挑選掩藏合作伙伴，標(biāo)明其位置，優(yōu)先選擇重要的展臺。
討論會和講座：很多展覽舉行行業(yè)講座和討論會，一般是行業(yè)趨勢和技術(shù)創(chuàng)新的好時機。提早查看講座時間表，選取與自身業(yè)務(wù)相關(guān)的主題，并將這些活動插進時間表中。
展覽地圖：展覽場地布局，尤其是展覽館大小和參展商的分布特性，能夠避免在展覽當(dāng)場迷路或消耗時間。在各類展覽中，科學(xué)安排參觀路經(jīng)，集中參觀某一展區(qū)，能節(jié)省時間精力。
3. 制定詳細的時間表
依據(jù)展覽的整體時間表，參展商或觀眾應(yīng)依據(jù)自己的理想制定詳細的時間表。針對參展商，可能需要安排產(chǎn)品展示時長、顧客大會和參與行業(yè)活動的時間；觀眾可能務(wù)必計劃特殊展臺和講座。
優(yōu)先選擇關(guān)鍵時長：在展覽開幕前幾日或最最佳時機點分派最重要的任務(wù)。一般來說，在展覽前幾日，觀眾流量多，曝光機會多。這是參展商和客戶跟客戶會面的最佳時期。針對觀眾而言，基本瀏覽能夠避免后期的擁擠，并和參展商開展更深入的溝通。
會議和商談時長：如果你計劃在展覽期內(nèi)與合作伙伴或客戶會晤，提前預(yù)訂時長至關(guān)重要。在展覽開始前，通過電子郵件和電話與潛在客戶溝通，預(yù)定社交會議時間，以保證有足夠的時間談判。
4. 預(yù)埋充足的緩沖時間
展覽一般規(guī)模大，場地普遍，尤其是在大型國際展覽中，展廳可能比預(yù)期的更長。在計劃時間表時，確保每個任務(wù)中間有充足的緩沖時間，為應(yīng)對交通條件、緊急會議或活動耽誤等不可預(yù)見的狀況。
參觀時長預(yù)估：在每個展臺或展區(qū)中間預(yù)埋一些緩沖時間，避免計劃過度密切，損壞參觀不全面或錯過關(guān)鍵展臺。如果你需要深入討論或一些商品，你也需要有足夠的時間。
靈活安排時長：在展覽期內(nèi)，不可避免會有出乎意料的機遇，例如碰到新的潛在客戶或?qū)ふ矣信d趣的展臺。日程分配不必過緊，預(yù)埋靈便的時間點可以讓你在必要時調(diào)節(jié)行程，抓住臨時的商機。
5. 利用科技工具提高效率效率
數(shù)字化的發(fā)展，很多展覽都提供了移動應(yīng)用程序、服務(wù)平臺和電子時間表，參展商和觀眾能通過這些工具更有效的管理時間和任務(wù)。
展會App：許多大型展覽給予特殊手機應(yīng)用程序，觀眾能通過應(yīng)用軟件查看展覽時間表、地圖、參展商目錄，乃至提前預(yù)訂參展商的會議時間。該應(yīng)用程序還提供通知提醒，以避免觀眾錯過重要的活動及大會。
任務(wù)管理工具我日程管理工具(如谷谷谷歌) Calendar、Trello等。)能夠幫助參展商和觀眾更好地跟蹤目標(biāo)和行程，設(shè)置提醒作用，保證不遺漏全部關(guān)鍵步驟。
6. 均衡工作和休息
展覽或參觀展覽一般是一項費用大量體力和精力活動，特別是多天的展覽。在制訂展覽時間表時，合理安排歇息日至關(guān)重要。過度緊湊的日程分配可能會致使疲憊，影響整體效率。
休息和補充能量：參展商必須在展覽空隙分派歇息日，尤其是當(dāng)他們必須長時間站立或與很多客戶溝通時。觀眾可以在參觀空隙探尋休息區(qū)，以保證有充足的精力進行后續(xù)旅游。
社交和放松：很多展覽不僅是商務(wù)活動，并且還提供社會機遇和放松環(huán)節(jié)。運用宴會、討論會等活動，參展商和參觀者可以在輕松的環(huán)境里擴張聯(lián)絡(luò)，進一步鞏固商業(yè)關(guān)系。
7. 后續(xù)跟進與總結(jié)
展覽完成后，參展商和觀眾應(yīng)進行一定的后續(xù)工作。針對參展商而言，追蹤潛在客戶，整理顧客反饋，評定展覽效果是很重要的。觀眾必須匯總展覽期內(nèi)收集的材料，整理聯(lián)系信息，并及時與有興趣的參展商聯(lián)絡(luò)。
整理數(shù)據(jù)和反饋：展覽完成后，及時總結(jié)展覽或參觀的結(jié)果，包含收集的名片、探討意愿和行業(yè)前景。針對參展商而言，這是進一步促進商業(yè)合作的關(guān)鍵期，盡早追蹤能夠夯實展覽潛在盈利。
內(nèi)部報告和評估：如果你代表公司參觀或參觀，應(yīng)盡早向企業(yè)報告展覽狀況，評定展覽效果，并做出下一個工作計劃。
依據(jù)上述流程，參展商和參觀者可以根據(jù)展覽時間表合理安排自己的展覽或參觀計劃，最大限度地利用時長與資源，提升參展效果。
